Ya he hablado sobre esto en varias ocasiones y quizá por eso puede dar la impresión de que domino el tema. Algunas de las preguntas me hacen pensar que no me he explicado correctamente sobre qué es y cómo funciona el método de tomar notas y guardarlas en una caja, que es lo que significa el término alemán¹. ¿Por qué en alemán? Pues porque todo viene de un método muy personal que utilizaba el que demostró ser el sociólogo más productivo hasta la fecha: el alemán Niklas Luhmann². Este hombre, con su método, publicó 50 libros y cientos de artículos, dejando a su muerte más de 150 borradores inacabados. Lo que le hace ser considerado el autor más prolífico de la historia de la Sociología.

Una vez descubierto su método de trabajo, la propia universidad donde ejerció de catedrático ha empleado mucho tiempo en analizarlo y ha dado acceso al archivo de Luhmann³. Poco a poco, dicho método se ha ido extendiendo de boca a oreja y aparecen defensores –y también detractores– debajo de cada piedra que levantes en la Internet en sitios dedicados a productividad y herramientas. Hay gente que afirma que les funciona y otra que afirma que no. Los defensores argumentan que si no te funciona es porque quizá no lo estás empleando bien y los detractores que dicen que sí, pero que no merece la pena el esfuerzo.

Yendo al grano, los dos principios básicos del sistema son muy sencillos:

1. Principio de atomicidad: consiste en que cada nota exprese una idea.⁴
2. Principio de enlace: consiste en que las notas están relacionadas mediante enlaces entre ellas.

¿Sencillo? Sí, pero se olvidan de un aspecto aún más importante y que la gente suele pasar por alto: la dedicación y el tiempo que se deben emplear para que tu archivo sea verdaderamente útil.

Durante su carrera, Luhmann, llegó a almacenar más de 60.000 fichas de tamaño A6. En realidad, llevaba dos ficheros: uno bibliográfico con referencias y notas breves sobre el contenido bibliográfico y otro, el principal, donde guardaba las ideas y las relaciones entre las mismas. A partir del mismo fichero de Luhmann nos encontraremos que los defensores afirman que el método funciona, a Luhmann le funcionó y los detractores dicen que no especialmente, nadie ha podido generar nada nuevo a partir del archivo del autor que conserva la universidad.

¿Cómo lo hago yo? ¿Estoy utilizando el método? Pues no y sí. Es decir, el archivo llega un momento que debe alcanzar una masa crítica en la que comience a hacer su magia. Pero su magia es muy personal, porque no puedes sacar nada de donde no has metido antes. ¿Qué es lo que metes? No estás introduciendo sólo información, estás introduciendo conocimiento. Las ideas sueltas no sirven de mucho, son las relaciones entre ellas las que generan conocimiento. Por tanto, montar tu archivo es un ejercicio intelectual que posteriormente funcionará ayudándote a descargar tu mente de las tareas habituales porque ya las has hecho antes... con la ventaja adicional de que las fichas no olvidan nada.

El proceso, sobre el papel, es muy sencillo: introduces ideas y cómo se relacionan entre ellas, mediante tus fichas y los enlaces, y cuando decides escribir o repensar algún tema, tiras de las fichas de cuando ya lo habías pensaste. Si no lo has pensado con antelación, has usado el método del corta-pega o copiado directamente alguna idea que no has entendido, el método no te funcionará. Por eso, los consejos son muy sencillos:

1. Toma notas de todo, a ser posible escribiendo a mano⁵.
2. Lo importante no es guardar sólo el contenido de la idea que te ha generado, lo importante es cómo lo relacionas con el conocimiento que ya tienes. Deberías tener en cuenta si la idea corrobora o contradice a alguna otra que ya tengas, la cercanía o distancia de ambas ideas, etc. Para esto está el principio de atomicidad, cada ficha representa una idea.
3. De nada sirve una idea aislada que se puede quedar en el fondo del cajón para siempre sin volver a salir. Tienes que asegurarte de que eres capaz de alcanzar, de algún modo dicha idea cuando abras el cajón. Para sirve el principio de enlace.

Podemos distinguir también tres tipos de notas según su temporalidad o ciclo de vida:

1. Las notas temporales son recordatorios de información, en uno o dos días terminarán en la papelera.
2. Las notas permanentes son aquellas que contienen una idea que se mantendrá de manera más o menos permanente⁶ y se guardarán para siempre en el archivo.
3. Las notas de proyecto son aquellas que son relevantes durante la realización de algún tipo de tarea o proyecto y que al finalizar pueden pasar a ser permanentes o a ser descartadas.

Habría un cuarto tipo de notas, las notas de enlace⁷, que son necesarias si tu archivo está formado por tarjetas físicas guardadas en cajas. Estas notas consisten en aportar enlaces, por ejemplo, para agrupar una lista de notas dispersas por el archivador y que aglutinarían un tema, o para enlazar una nota con la que correspondería ir a continuación, pero que físicamente es imposible por razones de espacio u otras limitaciones que estén juntas. Si utilizas alguna aplicación o medio electrónico para llevar el registro, estas notas se pueden obviar.

¿Por qué le funcionaba a Luhmann y a mí no? El trabajo intelectual del amigo Niklas, estaba descargado sobre su valioso fichero. Todos los días leía, tomaba notas, las clasificaba, ordenaba y enlazaba buscando relaciones entre ellas, intentando acomodarlas en su estructura mental, cuyo reflejo era su archivo físico. Al escribirlo y guardarlo lo fijaba en la memoria y además podía dejar de gastar energía en recordarlo, porque lo conservaba, si necesitaba algún dato concreto podía volver a leer la tarjeta que escribió y así descargar su mente. Mantener algo en la memoria a corto plazo es un ejercicio bastante agotador, sólo tienes que pensar en aquellas ocasiones en que vas a comprar algo en la tienda, y te vas repitiendo la lista, es información desechable, mentalmente: confías en la repetición, no en tu memoria. Sin embargo, al escribir la nota y guardarla estás dando a esa información la suficiente relevancia como para que pase a la memoria a largo plazo y se fije en ella. En la memoria a largo plazo no se guardan datos puros aislados, para que se fijen tienen que estar relacionados con lo que ya tenemos almacenado allí, es decir, se forma y es conocimiento, no mera información. Es posible que te aprendas una lista de números para algo en concreto, pero si esa lista no se relaciona con algo, los olvidarás más temprano que tarde.

Otro de los motivos para que el archivo no termine de alcanzar la masa crítica en la que comienza a ser efectivo es la costumbre que tenemos y desarrollamos desde nuestra edad escolar a compartimentar temas. El conocimiento que hemos adquirido no está en compartimentos o almacenajes distintos en nuestra mollera, está todo mezclado y unido formando nuestro cuerpo de conocimiento. Si no se mezcla y une a nuestra mente una idea resulta mucho más difícil hacer que quede fijada en la memoria a largo plazo. Pero en la escuela nos enseñan a guardar los contenidos de matemáticas separados de los de física o lengua, como si los físicos no usaran las matemáticas para sus cosas ni utilizaran la lengua para expresarse. La separación no genera conocimiento, sólo consigue que tengamos un montón de ideas inconexas. Si no funciona en tu mente, ¿por qué debería hacerlo fuera de ella?

Otra de las preguntas que ha aparecido varias veces: ¿Qué forma tiene una nota? ¿Qué debo apuntar? Pues depende de qué herramienta estés utilizando para tu archivo personal. Especialmente si es físico, porque dependerá del tipo de tarjetas y fichero que utilices. Si es digital, dependerá de la herramienta que utilices para gestionar tu fichero. Para hacernos una idea general, vamos a pensar en una nota, como si fuera una tarjeta física. Veamos un pequeño esquema de su distribución física:

Podemos observar tres tipos de información en esa hipotética ficha de nuestro archivo:

1. Identificación: Cada ficha debe tener un identificador único. Luhmann utilizaba un sistema de numeración que mezclaba letras dígitos y signos de puntuación como la coma (,) o la barra (/) para formar cadenas estilo 22a1,1. Al hacer el archivado físico almacenaba las notas relacionadas unas junto a otras físicamente y las iba numerando, pero cuando aparecía una nota que debía ir tras la 22 y ya existía previamente una nota 23, la numeraba como 22a y la metía entre ambas, pudiendo crear así una gran ramificación de temas y subtemas. Con medios electrónicos el identificador puede ser cualquiera, siempre que sea único. Bastantes programas y sistemas recurren a establecer una cadena a partir de la fecha y hora de la creación de la nota o a utilizar UUID o una combinación de ambas.⁸
2. Nota: la parte principal de la nota está destinada a albergar la idea central de la misma. Se debe redactar con tus propias palabras y debe ser lo más breve posible, manteniendo la completa información. Como prueba de fuego: si comprendo algo puedo expresarlo de manera sencilla y completa, si no soy capaz de resumirlo, no lo he entendido lo suficientemente bien. Si necesito darle vueltas es mejor darlas en la cabeza y que la nota vaya redactada de manera que no me obligue a pensar, cuando la lea, qué quise decir, en lugar de poder leerla directamente y ya. No es raro que también puedas enlazar en el cuerpo otras notas relacionadas.
3. Referencias: El otro pilar del método Zettelkasten es la relación entre las anotaciones. En la parte inferior de nuestra ficha debemos anotar las otras notas que tienen relación con ésta, cuáles enlazan con ella. En el espacio de la nota ya podemos haber enlazado otras notas a las que ésta haga referencia, pero en este apartado deberían situarse enlaces a las notas que hacen referencia a ésta. Por supuesto, también se pondrán en este apartado las referencias bibliográficas, que sean necesarias.

¿Cómo encuentro y reúno la bibliografía? En realidad, como dije antes, Luhmann tenía dos archivos o zettekasten, uno con las notas y referencias bibliográficas, y otro el general que ya venimos conociendo.

¿Y luego qué? Pues si ya tomas nota de todo y no consigues hacerlo funcionar replanteate si estás tomándolas para recordar o para generar conocimiento. Tomar nota de todo no sirve de nada, si no hay un trabajo de elaboración posterior. De nada sirve anotar algo para no olvidarlo, si luego no lo vuelves a leer. Puedes llenar cuadernos y cuadernos, agendas y/o servilletas, con todas las ideas habidas y por haber, que para lo único que servirán es para manchar el papel. El método se centra, no en el procedimiento de guardar notas, sino en el proceso de reflexionar sobre las ideas y cómo éstas se acomodarán dentro de nuestro cuerpo de conocimiento.

Tomar notas, se convierte así, en la tarea intelectual fundamental, no sólo es escribir, es redactar con las palabras justas, pensar sobre el contenido, reflexionar sobre la idea que queremos anotar y ver cómo encaja en nuestro conocimiento. Según vayamos encajando ideas en él, es posible que éstas cambien o se maticen, respecto a su significado o respecto a las relaciones entre ellas. Por lo que deberemos modificar las anotaciones, eliminar referencias o añadirlas según nuestro conocimiento, y con él nuestro archivo, haciendo que crezca y se vaya afinando.

Puesto que estamos hablando de una técnica que lleva unos años en boca de todos –y podríamos decir que se ha puesto de moda–, han ido apareciendo varias herramientas para tomar notas dirigidas expresamente a utilizar dicho método o, cuando menos, se anuncian compatibles con el mismo.

¿Qué necesito? Pues si tienes sitio en casa y te gusta escribir a mano, necesitarás papel para las notas, bolígrafo para escribirlas y algún sistema de cajones o cajas donde guardar la fichas físicas... Pero supongo que a estas alturas la pregunta se refiere a programas, aplicaciones o sistemas informáticos en general.

Como decía antes hay un montón de programas específicos y/o compatibles con el método zettelkasten. Algunos son de pago otro son libres. Elegir es tan complicado como elegir cualquier otra cosa y además entran los gustos y ataduras personales que suelen sesgar todas nuestras decisiones sobre tecnología:

1. ¿Tiene que ser software libre o no?
2. ¿Tengo reparo a las ventanas negras con letras blancas o no?
3. ¿Lo voy a usar desde un único dispositivo o desde varios?
4. ¿Para qué sistema operativo lo necesito? ¿Pueden ser varios?
5. ¿Necesito acceso online u offline?

Según se desprende del trabajo de Luhmann, la toma de notas es una actividad más importante de lo que suponemos cuando nos enseñan a hacerlo siendo niños. Hay que prestarle una dedicación especial que pocas veces tenemos en cuenta. Lo que he visto con respecto al Zettelkasten es que hay, en general, una tendencia a quedarse en la superficie, en el proceso de la escritura y se obvia el proceso importante que es cómo se relaciona la nota que estamos escribiendo con todo nuestro conocimiento anterior. Si tenemos dificultad para situar una nota en nuestra caja, lo mismo es porque no hemos terminado de entender bien la idea o no sabemos cómo se relaciona con otras ideas que ya conocemos. En este caso, la idea puede quedar aislada e inaccesible desde otras.

Y recuerda que no necesitas pagar o comprar nada para ponerlo en marcha. Todo está a tu alcance y necesita tan sólo un poco de ingenio, no de ingeniería, personal.